چرخه حسابداری در موسسات بازرگانی

چرخه حسابداری در موسسه بازرگانی فرضی یا شرکت حسابداری

چرخه حسابداری یکی از ارکان اصلی در تمام بنگاه های اقتصادی و شرکت های حسابداری می باشد، که از مجموعه عملیاتی پی در پی در طول دوره مالی تشکیل می شود، در شرکت های بازرگانی این عملیات چرخه حسابداری در موسسه بازرگانی نیز نامیده می شود.

در این مقاله به چرخه حسابداری چیست؟ اهمیت چرخه حسابداری در موسسه بازرگانی، نمودار شرکت بازرگانی، مراحل چرخه حسابداری در موسسه بازرگانی ، نکات مهم چرخه حسابداری در موسسه بازرگانی، شرح چرخه حسابداری در یک شرکت بازرگانی فرضی و … می پردازیم

خواندن مقاله چرخه حسابداری موسسه بازرگانی را به چه کسانی پیشنهاد می کنیم؟

مدیران شرکت های بازرگانی
مدیران مالی شرکت ها
حسابداران

چرخه حسابداری چیست؟

چرخه حسابداری فرایندی مرحله به مرحله برای ثبت، دسته بندی و خلاصه سازی معاملات اقتصادی شرکت های تجاری می باشد. از ویژگی های مهم چرخه حسابداری شرکت های بازرگانی می توان به گزارش اطلاعات مفید و سودمند در قالب صورت وضعیت های مالی از جمله صورت وضعیت درآمد، ترازنامه، صورت وضعیت جریان نقدینگی، و صورت وضعیت معاوضه های صاحبان سهام اشاره کرد

سیستم حسابداری باید تمامی اطلاعات مالی موسسه را شناسایی، اندازه گیری، ثبت، طبقه بندی و در قالب صورتهای مالی تخلیص نموده تا اطلاعات مفیدی را برای استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری فراهم نماید. فرآیند عملیات حسابداری شامل یک سری عملیاتی است که به طور پیاپی در هر دوره مالی تکرار می شود. این عملیات پیاپی را “چرخه حسابداری” گویند

فرایند حسابداری شرکت ها

فرآیند حسابداری در یک سازمان از ابتدای سال آغاز شده و تا انتهای همان سال ادامه دارد. این یک سال، یک سال مالی نامیده می‌شود. اصولا فرایند حسابداری به دو بخش کلی تقسیم می‌شوند.

اموری که در ابتدای سال به آن‌ها رسیدگی می‌شود√

اموری که در انتهای سال طبقه‌بندی و انجام می‌شوند√

چرخه معاملاتی شرکت ها

چرخه های معاملاتی شرکت ها در قالب سه چرخه معاملاتی پردازش می شوند این سه چرخه در تمامی سازمان ها اعم از انتفاعی یا غیر انتفاعی وجود دارد

.

.چرخه مخارج: مخارجی را برای تحصیل منابع متحمل می شود

.چرخه تبدی: از طریق تولید یا خدمات ارزش افزوده ایجاد می کند

.چرخه درآمد: درآمدهایی را از منابع برون سازمان کسب می کند

اهمیت چرخه حسابداری در موسسات بازرگانی

چرخه حسابداری در واقع فرایند حسابداری را به صورت جامع نمایش می دهد. چرخه شامل چندین مرحله است که به اطلاعات جمع آوری شده در مرحله ی قبلی متکی است. در مشاغل کوچک که فاقد بخش حسابداری تمام وقت هستند، برای ایجاد روش های حسابداری متناسب با بودجه ی خود به چرخه متکی بوده و این چرخه به صاحبان دیدگاه روشنی از موقعیت خود در بازار های رقابتی ارائه می دهد. اهمیت چرخه‌حسابداری را می توان اینگونه عنوان کرد که چرخه حسابداری به حسابداران کمک می کند که برای ثبت حسابداری پروژه های مالی، ارسال به دفتر کل، انجام تعدیلات، بستن دفاتر و تهیه اسناد مالی در یک شرکت بازرگانی استفاده کنند.

اکثر اوقات در موسسات بازرگانی بخاطر بالا بودن مراودات تجاری، به راس گیری یا یکسان نمودن سررسید چک ها نیاز است

نمودار چرخه حسابدار

:نمودار چرخه حسابداری در موسسه بازرگانی به ترتیب مطابق شکل زیر انجام می شود

انواع بخش های چرخه حسابداری در شرکت بازرگانی که در ادامه به آن ها اشاره شده است هر کدام از این بخش ها در زمان های مربوط به خود باید انجام شوند چگونگی اجرای چرخه حسابداری در شرکت بازرگانی به ترتیب زیر است

 فعالیت های مورد نیاز در طول دوره مالی

بخش اول چرخه‌حسابداری: فعالیت های دوره مالی

:در طول دوره مالی، فعالیت ها در شش مرحله جداگانه به ترتیب که در زیر ارائه شده است انجام می پذیرد

جمع اوری اسناد و مدارک ♦

تجزیه و تحلیل درست اسناد و مدارک ♦

ثبت اسناد حسابداری ♦

ثبت رویداد های مالی ♦

انتقال اقلام ♦

جمع آوری اسناد و مدارک

در مرحله نخست، جمع آوری اسناد و مدارک مثبته است. در واقع، این مرحله، تهیه فاکتور و فیش و رسیدهای پرداخت بانکی و غیره است که برای تهیه اسناد مالی و ثبت در دفتر روزنامه، مورد نیاز است. در واقع اساس کار چرخه‌حسابداری، جمع آوری اسناد و مدارک مثبت است

در این مرحله، حسابدار باید مراقب اسناد و مدارک صوری و غیر واقعی که زمینه رد دفاتر و محرومیت بنگاه از بخشودگی ها و معافیت مالیاتی می شود، باشد. مثلا، شرکت های کاغذی که فاکتور با کد اقتصادی دیگران صادر می کند و اصالت ندارند. اگر علاقمند به داشتن اطلاعات بیشتر در حوزه کد اقتصادی هستید، می‌توانید به مقاله مراحل دریافت کد اقتصادی مراجعه نمایید

تجزیه و تحلیل درست اسناد و مدارک

در مرحله دوم چرخه‌حسابداری که در بخش اول و در طول دوره مالی صورت می گیرد،‌ تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مثبته انجام می شود. تجزیه و تحلیل رویداد های مالی به منظور اندازه گیری آثار مالی هر رویداد بر دارایی شرکت و موسسه بوده و تاثیرات بر روی بدهی و سرمایه و تعین حساب یا حساب های بدهکاری و بستانکاری نیز بررسی می شود

ثبت اسناد حسابداری

مرحله سوم ثبت اسناد حسابداری در دفتر روزنامه است. از روی سند حسابداری، دفتر روزنامه که سندی پلمپ شده و از اداره ثبت شرکت ها دریافت می شود و از اسناد قانونی هر شخص حقوقی است، تحریر می شود. دفتر روزنامه، دقیقا همانند سند حسابداری قابل استناد و دارای صلاحیت است. برای اطلاعات بیشتر در حوزه پلمپ دفاتر قانونی و مدارک مورد نیاز آن به مقاله گواهی پلمپ دفاتر مراجعه نمایید.

توجه داشته باشید که ثبت اسناد مالی در دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ اسناد با بدهکار و بستانکار کردن حساب هایی که می بایست به دفتر کل منتقل شود انجام می گیرد

ثبت رویداد های مالی

مرحله چهارم در چرخه‌حسابداری، ثبت رویداد های مالی در دفتر کل است. بعد از ثبت اسناد مالی تایید شده در دفتر روزنامه، نوبت به دفتر کل می رسد. مانده هر حساب در دفتر کل که به صورت ریز هر حساب در آن گنجانده شده، منتقل گردد. به زبان ساده تر، نقل کلیه اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل یا انتقال مبلغ مربوط به بدهکاری و بستانکاری در دفتر روزنامه به حساب های مربوطه در دفتر کل، در این مرحله انجام می گیرد. این مرحله نیز باید بر اساس آیین نامه اجرای تنظیم دفاتر قانون مالیاتی صورت بگیرد

انتقال اقلام

در مرحله پنجم که پایان بخش اول چرخه در طول دوره مالی مودی مالیاتی است، نقل اقلام از اسناد مالی به دفاتر معین صورت می گیرد. در واقع، انتقال مبالغ بدهکاری و بستانکاری حساب های معین از اسناد حسابداری به حساب های مربوط در دفتر معین، در این بخش صورت می گیرد. در این مرحله، همه حساب ها که جزییات و ریز اطلاعات دارند مثل تراکنش های بانکی، بایستی به صورت جزء به جزء در دفتر معین ثبت شوند

فعالیت های مورد نیاز در پایان هر ماه

بخش دوم چرخه‌حسابداری: فعالیت هایی که باید در پایان هر ماه باید انجام شود

این فعالیت ها میبایستی در پایان هر ماه صورت بگیرد و نباید به ماه بعدی منتقل شود که این مرحله عبارت است از: مانده گیری از حساب های دفتر کل

مانده گیری از حساب دفتر کل

در پایان هر ماه، بایستی حسابداران، تراز های آزمایشی دفتر کل و معین را انجام داده و هدف از انجام این کار، بررسی تساوی گردش عملیات و مانده حساب های کل و معین و آزمون گردش عملیات حساب ها با جمع ستون بدهکاری و بستانکاری در دفتر روزنامه است که بایستی به درستی و با کمال دقت صورت بگیرد.

در واقع بعد از مانده گیری از اطلاعات های دفتر کل، بایستی در سرفصلی تحت عنوان تراز آزمایشی دو ستونی، همه حساب ها گنجانده شود. اگر از علاقمندان به یادگیری مباحث تراز آزمایشی و تفاوت آن با ترازنامه هستید، به مقاله تراز آزمایشی مراجعه نمایید.

فعالیت های مورد نیاز در پایان دوره مالی

بخش سوم چرخه‌حسابداری: اقداماتی که در پایان دوره مالی انجام می شود. اگر علاقمند هستید اطلاعات خود را در حوزه حسابداری افزایش دهید و وارد بازار کار شوید، می‌توانید از دوره رایگان آموزش حسابداری مقدماتی شروع کنید

:اقداماتی که در پایان دوره مالی انجام می شود و باعث بسته شدن حساب ها در سال مالی می شود. این عملیات به ترتیب به صورت زیر است

تهیه صورت سود و زیان •

تهیه صورت سرمایه •

تهیه ترازنامه •

تهیه تراز اختتامیه •

تهیه صورت سود و زیان

مرحله بعدی تهیه صورت سود و زیان است. همه فعالیت های یک بنگاه اعم از خصوصی یا دولتی یا عمومی، از طریق صورت سود و زیان مشخص می شود. در هر واحد تولیدی یا خدماتی یا بازرگانی، صورت سود و زیان، متفاوت است

تهیه صورت سرمایه

مرحله بعدی تهیه صورت سرمایه است. در همه واحدهای بازرگانی و خدماتی و تولیدی، صورت سرمایه به یک صورت است. صورت سرمایه در پایان هر دوره مالی باید محاسبه و بررسی شود. هر افزایش سرمایه ای در طول سال مالی انجام گرفته باشد، بایستی در محاسبه صورت سرمایه لحاظ شود. به خصوص در شرکت های سهامی عام که افزایش سرمایه از آورده نقدی یا مطالبات سهامداران یا تجدید ارزیابی دارایی ها انجام می شود

تهیه ترازنامه

مرحله بعدی تهیه ترازنامه است. ترازنامه یا بیلان به ۲ صورت تهیه می شود. ترازنامه، دارایی در یک طرف و بدهی و سرمایه در طرف دیگر درج می شود. هر دو طرف، بایستی بر اساس استاندارد های حسابداری، برابر و تراز باشد. برای اطلاع از ترازنامه همه ۵۵۰ شرکت پذیرفته شده در بازار بورس و فرابورس است به سامانه جامع ناشران( کدال) مراجعه کنید

تهیه تراز اختتامیه

مرحله بعدی تهیه تراز اختتامیه است. پیش از بستن حساب های دائم، بایستی لیستی از آن در صورت حساب تحت عنوان ترازنامه اختتامیه تهیه شود

مراحل چرخه حسابداری در یک شرکت بازرگانی

:ترتیب مراحل چرخه حسابداری در موسسه بازرگانی به صورت زیر است

:جمع آوری اسناد و مدارک مثبته

همان فاکتور و فیش و رسیدهای پرداخت و رسیدهای بانکی و… می باشد

:تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مثبته

تجزیه تحلیل یک حسابدار در خصوص اسناد و مدارک. مثلا اگر رسیدی یا فاکتوری در دست دارد جهت چگونگی وغیره آن فکر می کند

:سند حسابداری

پس از تجزیه و تحلیل حسابدار می بایست جهت ثبت های مربوطه به سند حسابداری رجوع کند که امروزه در اکثر ادارات در نرم افزارهای کامپیوتری حسابداری انجام می گردد

:دفتر روزنامه

سپس می بایست از روی سند حسابداری دفتر روزنامه که جزء دفاتر قانونی می باشد ثبت گردد. که این نکته قابل ذکر است دفتر روزنامه دقیقا همانند سند حسابداری می باشد

:دفتر کل

بعد از ثبت دفتر روزنامه می بایست مانده هرحساب در دفترکل که به صورت ریز هرحساب درآن گنجانده شده منتقل گردد

:دفترمعین

بعد از دفتر کل نیز می باست هر کدام از حسابها که ریز دارند همانند بانک مثلا بانک ملی صادرات و…. می بایست به صورت جزء وارد دفتر معین گردد

:مانده گیری از حسابهای دفتر کل

در پایان سال مالی می بایست از تمامی حسابهای دفتر کل مانده گیری کرد

:تراز آزمایشی

پس از مانده گیری از حسابهای دفتر کل می بایست به ترتیب خاصی کلیه حسابها گنجانده گردد. قابل ذکر است که تراز آزمایشی دو ستونی می باشد

:اصلاح حسابها

در پایان هر دوره مالی و پس از ایجاد ترازآزمایشی یکسری اصلاحات می بایست در دفاترمالی صورت گیرد. عمده این اصلاحات به استهلاک دارایی های ثابت همچنین مشخص نموده ذخیره مطالبات مشکوک الوصول و هزینه های اجاره و بیمه (آموزش ارسال لیست بیمه اینترنتی) و حقوق هایی که بنا به دلایلی مثلا فراموشی حسابدار پرداخت نگردیده است می باشد

:تراز آزمایشی اصلاح شده

پس از انجام اصلاحات می بایست حسابدار تراز آزمایشی ای را طراحی نموده که کلیه اصلاحات نیز در آن قید شده باشد که نام آن تراز آزمایشی اصلاح شده می باشد

:صورت سود و زیان

نتیجه فعالیت هر شرکتی اعم از خدماتی بازرگانی و تولیدی از روی صورت سود و زیان مشخص می گردد، که این صورت در هر واحدی به صورت متفاوتی با واحدهای دیگر می باشد

:صورت سرمایه

صورت سرمایه نیز به ترتیب سرمایه اولیه و سپس اگر سرمایه گذاری مجددی وجود داشته باشد و همچنین برداشت نیز کسر می گردد و در نهایت سود یا زیان طی سال مالی اضافه یا کسر می گردد، تا میزان سرمایه در پایان دوره مشخص گردد. صورت سرمایه در تمامی واحدهای خدماتی بازرگانی وتولیدی معمولا به یک شکل می باشد

:ترازنامه

بیلان یا ترازنامه به 3 شکل طراحی می گردد مهمترین آن ترازنامه به شکل T می باشد که دارایی های در یک طرف و در طرف دیگر مجموع بدهی ها و سرمایه درج می گردد که میبایست 2طرف با یکدیگر بر اساس معادله حسابداری برابر و تراز باشد

:بستن حسابهای موقت

در هر شرکت 2 نوع حساب وجود دارد: حسابهای دائم و موقت

حسابهای موقت که در هر واحدی (خدماتی تولیدی و بازرگانی) متفاوت می باشد در پایان سال معمولا به حساب خلاصه سود (زیان ) بسته می شوند. البته درتمامی واحدها هزینه به عنوان حساب موقت می باشد

: تراز اختتامی

قبل از بستن حسابهای دائم می بایست لیستی از آن در صورتحسابی تحت عنوان ترازاختتامی تهیه گردد

:بستن حسابهای دائمی

پس از بستن حسابهای موقت نوبت به بستن حسابهای دائم می رسد. عمده حسابهای دائمی شامل دارایی ها بدهی ها و سرمایه می باشد

:تراز افتتاحی در سال مالی جدید

قبل از افتتاح حسابهای دائم درسال مالی جدید می بایست لیستی از آن در صورتحسابی تحت عنوان ترازافتتاحیه تهیه گردد

:افتتاح حسابهای دائمی درسال مالی جدید

تمامی حسابهای دائمی (دارایی و بدهی و سرمایه) با حساب تراز افتتاحی افتتاح می گردند

نحوه اجرای چرخه حسابداری در شرکت های بازرگانی

شرکت های بازرگانی  برای این که اطلاعات حسابداری خود را ثبت و نگهداری نمایند‌، باید چرخه ای را طی نمایند‌، که نحوه اجرای چرخه حسابداری در موسسه بازرگانی شامل مراحل زیر است

آماده سازی صورتحساب سود و زیان ♦

آماده سازی ترازنامه ♦

ایجاد صورت گردش وجوه نقد ♦

آماده سازی صورت سود و زیان جامع ♦

بررسی یادداشت‌ های پیوست ♦